Checklist d’intégration d’un collaborateur en situation de handicap : les actions clés de J-15 à J+90

Avant de commencer : 3 principes de base

1. Parlez-en avec le collaborateur

Avant de faire quoi que ce soit, demandez au collaborateur ce dont il a besoin. Ne présumez rien. Une personne sourde n’a pas forcément besoin d’un interprète LSF si elle oralise. Une personne en fauteuil n’a pas forcément besoin qu’on lui tienne la porte.

La bonne question : “De quoi avez-vous besoin pour être à l’aise dans votre poste ?”

2. Le handicap n’est pas un secret d’État (sauf si le collaborateur le souhaite)

Sensibiliser l’équipe, c’est souvent nécessaire. Mais uniquement avec l’accord du collaborateur.

Quand le faire :

• Si l’arrivée induit des changements organisationnels (aménagement d’horaires, répartition des tâches…)
• Si le handicap implique des précautions dans les relations de travail (ex: troubles psychiques, fatigue chronique…)

Quand ne PAS le faire :

• Si le collaborateur ne le souhaite pas
• Si le handicap n’a aucun impact visible sur le travail

3. Impliquez le manager dès le départ

Si le collaborateur en situation de handicap a donné son accord, impliquer le manager facilitera l’intégration car c’est lun acteur clé de l’intégration au quotidien. 

▶︎ Contactez la médecine du travail

Action : Prévenez le médecin du travail de l’arrivée du collaborateur en situation de handicap.. Prévoyez une visite de pré-reprise ou d’embauche.

Pourquoi : C’est le médecin du travail qui préconise les aménagements de poste et charge à l’employeur de les mettre en place.

J-15 : Préparer le terrain

Objectif : Anticiper les besoins matériels, logistiques et humains avant l’arrivée.

▶︎ Échangez avec le futur collaborateur

Action : Appelez le collaborateur pour un échange informel (pas un interrogatoire) et discuter aussi des préconisations de la médecine du travail

Questions à poser :

• “Avez-vous des besoins spécifiques en termes d’aménagement de poste ?”
• “Y a-t-il des contraintes de mobilité, d’horaires, ou d’accessibilité à anticiper ?”
• “Souhaitez-vous que votre manager et équipe soient informés de votre situation ? Si oui, comment ?”

Piège à éviter : Poser 50 questions médicales. Restez centré sur les besoins professionnels.

▶︎ Identifiez les aménagements matériels nécessaires

Action : Listez les équipements, logiciels, ou adaptations de poste à prévoir.

Exemples concrets :

• Déficience visuelle : logiciel de synthèse vocale (JAWS, NVDA), agrandisseur d’écran
• Handicap moteur : bureau ajustable en hauteur, souris ergonomique, clavier adapté
• Troubles musculo-squelettiques (TMS) : siège ergonomique, repose-pieds
• Surdité : système d’alerte visuelle (flash lumineux), boucle magnétique pour réunions

Bon à savoir : 85% des aménagements coûtent moins de 500€. L’Agefiph (pour le secteur privé) ou le FIPHFP (pour le secteur public)  peuvent financer une partie.

Piège à éviter : Commander du matériel sans avoir vérifié avec le collaborateur. Ce n’est pas parce que vous avez trouvé LE fauteuil ergonomique parfait qu’il lui conviendra.

▶︎ Vérifiez l’accessibilité des locaux

Action : Faites le parcours du collaborateur : entrée, poste de travail, toilettes, salle de pause, salle de réunion.

Points de contrôle :

• Rampe d’accès ou ascenseur fonctionnel
• Couloirs accessibles
• Largeur des portes (90 cm minimum pour un fauteuil)
• Toilettes PMR disponibles et accessibles
• Signalétique claire (pour déficiences visuelles ou cognitives)
• Éclairage suffisant (déficiences visuelles)

Piège à éviter : Se dire “on verra bien”. Si le jour J le collaborateur ne peut pas accéder à son poste, c’est raté.

▶︎ Briefez le manager

Attention, le manager ne doit être informé de la situation de handicap qu’avec l’accord du collaborateur.
Si le collaborateur a donné son accord, voici ce que vous pouvez prévoir : 

Action : RDV de 30 minutes avec le manager pour :

• Rappeler le cadre légal (obligation de non-discrimination, principe de compensation raisonnable)
• Expliquer les aménagements prévus
• Anticiper les questions de l’équipe
• Clarifier son rôle (il reste le N+1, pas un assistant social)

Ce que le manager doit savoir :

• Les aménagements sont là pour compenser, pas pour privilégier
• Il peut (et doit) fixer des objectifs comme pour n’importe quel collaborateur
• Il n’a pas à tout gérer seul : vous êtes là, la médecine du travail aussi

Piège à éviter : Un manager non préparé = un manager qui va soit surprotéger, soit ignorer le sujet. Les deux sont problématiques.

▶︎ Préparez la sensibilisation de l’équipe (si accord du collaborateur)

Action : Si le collaborateur est d’accord, prévoyez un format court (15-30 min) pour sensibiliser l’équipe.

Contenu suggéré :

• Contexte : “Un nouveau collègue arrive, voici ce que vous devez savoir”
• Aménagements mis en place et pourquoi
• Ce qui change pour l’équipe (ou pas)
• Répondre aux questions

Format : Réunion d’équipe, ou intervention du référent handicap/d’une association partenaire.

Piège à éviter : Faire une sensibilisation de 2h avec vidéos émotion et témoignages. L’équipe veut juste savoir comment ça va se passer concrètement.

J-1 : Derniers réglages

Objectif : S’assurer que tout est prêt pour le jour J.

▶︎ Vérifiez que le matériel est opérationnel

Action : Testez les équipements (ordinateur, logiciels, fauteuil, etc.). Ne découvrez pas le jour J que le logiciel de synthèse vocale n’est pas installé.

▶︎ Préparez le poste de travail

Action : Bureau propre, matériel en place, accès aux outils (badge, codes, logiciels…).

Bonus : Un mot de bienvenue de l’équipe, comme pour n’importe quel nouveau collaborateur.

▶︎ Rappelez au manager le programme du jour (si accord du collaborateur)

Action : Envoyez un message au manager pour confirmer :

• L’heure d’arrivée
• Le déroulé de la journée
• Les points d’attention spécifiques

J+7 : Faire le point après la première semaine

Objectif : Identifier les premiers ajustements nécessaires.

▶︎ Organisez un point avec le collaborateur

Action : RDV informel de 30 minutes.

Questions à poser :

• “Comment se passent les premiers jours ?”
• “Les aménagements prévus sont-ils adaptés ?”
• “Y a-t-il quelque chose qui coince et qu’on n’avait pas anticipé ?”

Piège à éviter : Demander “Tout va bien ?” avec un sourire. La personne dira oui par politesse. Posez des questions ouvertes et concrètes.

▶︎ Faites un point avec le manager (si accord du collaborateur)

Action : RDV rapide pour savoir comment ça se passe côté équipe.

Questions à poser :

• “Comment se passe l’intégration ?”
• “L’équipe a-t-elle des questions ?”
• “Y a-t-il des tensions ou des incompréhensions ?”

▶︎ Ajustez si nécessaire

Action : Si un problème est identifié (matériel inadapté, accessibilité, organisation…), traitez-le plus rapidement possible.

Principe : Résoudre le problème le plus rapidement possible !

J+30 : Consolider l’intégration

Objectif : S’assurer que le collaborateur est bien intégré et autonome.

▶︎ Refaites un point avec le collaborateur

Action : Bilan du premier mois.

Questions à poser :

• “Vous sentez-vous à l’aise dans l’équipe ?”
• “Les objectifs sont-ils clairs ?”
• “Avez-vous besoin d’ajustements supplémentaires ?”

▶︎ Vérifiez l’intégration dans l’équipe

Action : Sondez de manière informelle l’équipe (pause café, discussions avec le manager).

Signaux d’alerte :

• Le collaborateur mange toujours seul
• L’équipe parle du collaborateur comme “le handicapé” et pas par son prénom
• Des blagues ou remarques déplacées circulent

Si ça coince : Intervention rapide (sensibilisation complémentaire, recadrage si nécessaire).

J+90 : Bilan et pérennisation

Objectif : Valider que l’intégration est réussie et anticiper la suite.

▶︎ Organisez un bilan tripartite

Action : RDV avec le collaborateur, le manager, et vous (référent handicap).

Ordre du jour :

• Retour sur les 3 premiers mois
• Ajustements éventuels
• Objectifs pour les mois à venir
• Besoin de formation ou d’accompagnement complémentaire

▶︎ Documentez les bonnes pratiques

Action : Notez ce qui a bien fonctionné (et ce qui a coincé) pour capitaliser pour les prochaines intégrations.

Exemples :

• “La sensibilisation de 15 min avec l’équipe a bien marché”
• “Prévoir 3 semaines pour la livraison du fauteuil ergonomique, pas 1 semaine”
• “Le manager avait besoin de plus de coaching qu’on ne pensait”

▶︎ Assurez un suivi régulier

Action : Prévoyez des points tous les 3-6 mois avec le collaborateur pour anticiper d’éventuels besoins futurs (évolution du handicap, changement de poste, etc.).

Ce qui fait échouer une intégration

Pour finir, voici les 5 erreurs les plus fréquentes :

1. Tout improviser le jour J → Résultat : stress, matériel manquant, mauvaise première impression
2. Ne pas impliquer le manager → Résultat : manager dépassé, équipe pas préparée
3. Oublier de demander l’avis du collaborateur → Résultat : aménagements inadaptés
4. Négliger la sensibilisation de l’équipe → Résultat : incompréhensions, tensions, isolement
5. Ne faire aucun suivi après J+7 → Résultat : petits problèmes qui deviennent des gros problèmes

En résumé

Une intégration réussie, c’est :

• De l’anticipation (J-15)
• De la coordination (entre vous, le manager, le collaborateur, la médecine du travail)
• Des points de contrôle réguliers (J+7, J+30, J+90)
• De l’ajustement en continu

Ce n’est ni compliqué, ni révolutionnaire. C’est juste méthodique.

📥 Téléchargez la checklist pour l’avoir toujours sous la main.

Pour aller plus loin :

Formations Diversidées :

• Comprendre le handicap pour bien travailler ensemble – Sensibilisation pour toute l’équipe
• Aider à l’intégration des travailleurs en situation de handicap – Formation pour les acteurs de terrain